Firmenlauf organisieren: Checkliste – Zeitplan, Vorbereitungen, Training, Teamkleidung, Anmeldung & mehr

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Firmenläufe erweisen sich als eine der dynamischsten und unterhaltsamsten Methoden, um den Zusammenhalt in Unternehmen aktiv zu unterstützen. Ganz gleich, ob begeisterter Sportler und Marathonläufer, oder absoluter Laie – an einem solchen Firmenevent hat jeder Teilnehmer großen Spaß. Wer mit seinen Kollegen bei einem Firmenlauf startet, der kann sich mit seinem Team nach diesem Event sehr viel besser identifizieren. Ganz nebenbei werden Kommunikation und Zugehörigkeit während eines solchen Laufes verstärkt.

Ein weiteres Argument, dass einen Firmenlauf für jedes Unternehmen interessant macht ist, dass diese Art von Event in regelmäßigen Abständen in jeder größeren Stadt Deutschlands stattfindet. Es wird dir somit leicht fallen, einen passenden Termin ganz in der Nähe deines Betriebs zu finden und deine Firma zu diesem spektakulären Event anzumelden.

Wir erklären dir, worauf bei der Organisation eines Firmenlaufs zu achten ist, damit diese Veranstaltung für alle Teilnehmer ein wahrer Erfolg wird. Wichtig ist beispielsweise, dass eine Laufstrecke gewählt werden sollte, an der jeder Angestellte des Unternehmens teilnehmen kann. Wir möchten niemanden bereits im Voraus ausschließen, schließlich soll sich jeder mit dem Firmenlauf und dem Betrieb identifizieren können.

Die Aufstellung eines Zeitplans ist überaus wichtig

Wenn Du ganz am Anfang der Planung stehst, scheinen dich die einzelnen Schritte der Organisation eines Firmenlaufs beinahe zu begraben. Aus diesem Grund gehört es zu deinen ersten Aufgaben, einen Zeitplan zu erstellen. Dies hilft dir dabei, einen Überblick zu haben, auf welchen Du dich während der gesamten Planungsphase verlassen kannst. Du wirst auf diese Informationen zurückgreifen können, was den Organisationsstress deutlich mindert.

Bei der Aufstellung dieses Plans beschäftigst Du dich mit den verschiedensten Fragen und gehst auf wichtige Details ein. Beispielsweise recherchierst Du, welche Orte für die Teilnahme an einem Firmenlauf in Frage kommen. Bei dieser Überlegung werden im Hintergrund bereits Entscheidungen bezüglich der Anfahrt getroffen. Darüber hinaus beschäftigst Du dich mit der Frage, an welchem Datum der Firmenlauf stattfinden könnte. Das Event darf sich nicht mit wichtigen anderen Terminen überschneiden. Befindet sich beispielsweise ein Team des Betriebs auf Geschäftsreise, so macht ein Firmenlauf zu diesem Zeitpunkt wenig Sinn. Schließlich sollen möglichst viele Personen teilnehmen können.

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Wird ein neues Produkt eingeführt oder eine Präsentation vorbereitet, sind die Mitarbeiter womöglich zu gestresst, um sich auf die Teilnahme an einem Firmenlauf zu freuen und melden sich deshalb nicht zu diesem Firmenevent an.

In deinem Zeitplan gehst Du auf alle „wann“-Fragen ein. Die wichtigsten Fragen auf einen Blick:

  • Wann findet der Firmenlauf statt?
  • Wann werden die Einladungen an die Mitarbeiter verschickt?
  • Wann müssen sich die Teilnehmer anmelden?
  • Wann wird für den Firmenlauf trainiert?
  • Wann werden die Teamshirts gestaltet und bestellt?
  • Wann ist die Ankunft beim Event?
  • Wann werden die Teilnahme-Urkunden ausgestellt?

Wenn Du damit beauftragt wurdest, den Firmenlauf zu organisieren, dann solltest Du zu jedem Zeitpunkt den Überblick bewahren. Wir empfehlen dir hierfür, den Zeitplan in drei Phasen aufzuteilen:

  1. Die erste Phase umfasst Planungsschritte vor dem Event.
  2. Die zweite Phase bezieht sich auf wichtige Aspekte während des Firmenlaufs.
  3. Die dritte Phase beschreibt den Zeitraum nach der Veranstaltung.

Daraus ergibt sich folgende beispielhafte Checkliste für den Zeitplan, den Du deinen eigenen Bedürfnissen problemlos anpassen kannst:

Firmenlauf organisieren: Checkliste - Zeitplan, Vorbereitungen, Training, Teamkleidung, Anmeldung & mehr

Interne Vorbereitungen auf den Firmenlauf

Bevor die offizielle Anmeldung beim Firmenlauf erfolgen kann, müssen einige interne Aspekte organisiert und eingeleitet werden. Dazu gehört beispielsweise die Motivation der Mitarbeiter, schließlich sollen möglichst viele Angestellte des Unternehmens an dem Event teilnehmen.

Welche internen Organisationsschritte Du im Hinblick auf den Firmenlauf unbedingt unternehmen solltest, erfährst Du hier:

Die Mitarbeiter für den Firmenlauf motivieren

Während einige Mitarbeiter nur darauf warten, dass die Teilnahme am Firmenlauf ausgeschrieben wird, sind andere sehr viel zögerlicher. Doch keine Sorge, denn es gibt mehrere Strategien, mit denen Sie Ihre Kollegen für den Firmenlauf begeistern können.

Dieses Event lebt von der Integration, denn Teilnehmer aus den verschiedensten Unternehmen sind herzlich willkommen. Neben großen Konzernen, die bereits seit vielen Jahren verlässlich an Unternehmensläufen teilnehmen, finden sich auch kleine und mittelständische Firmen bei diesen einzigartigen Veranstaltungen ein. In der Praxis zeigt sich, dass die Kommunikationswege bei größeren Unternehmen meist länger sind. Aus diesem Grund solltest Du möglichst früh damit beginnen, deine Arbeitskollegen für dieses Event zu begeistern.

Folgende Strategien haben in der Vergangenheit dabei geholfen, Mitarbeiter für die Teilnahme am Firmenlauf zu motivieren:

  • Persönliche Ansprachen in der Mittagspause, auf dem Büroflur oder in der Firmenküche
  • Nachrichten im Intranet
  • Poster und Flyer, die ausgelegt und an verschiedenen Orten aufgehängt werden.
  • Rundmails
  • Mitteilungen bei Konferenzen, Betriebsversammlungen etc.
Die Mitarbeiter für den Firmenlauf motivieren

Training und sportliche Vorbereitung auf den Firmenlauf

An einem Firmenlauf kann grundsätzlich jeder teilnehmen. Es ist jedoch empfehlenswert, sich angemessen vorzubereiten. Schließlich möchtest Du, dass dieses Event für alle Teilnehmer zu einem riesigen Erfolg wird. Die Trainingsphase ist darüber hinaus ein toller Anlass, um sich mit anderen Arbeitskollegen zusammenzufinden und die Dynamik in Teams zu verbessern.

Hilf deinen Mitarbeitern dabei, Laufgruppen zum Trainieren zu bilden. Auf diese Weise erleichterst Du die Organisation einer solchen Laufgruppe und steigerst die Anzahl der Anmeldungen bedeutend.

Den Teilnahmeplan für die Trainingseinheiten kannst Du ausdrucken und am Schwarzen Brett oder im Gruppenraum aushängen. Bei größeren Unternehmen empfehlen wir einen virtuellen Terminplan, damit sich die Mitarbeiter online eintragen können und die Teilnahme zentral organisiert werden kann. Es können beispielsweise mehrere Gruppen gebildet werden, eine für Laufanfänger und eine andere für Fortgeschrittene, die sich gemeinsam auf den Firmenlauf vorbereiten möchten.

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Laufshirts für den Firmenlauf designen und bestellen

Einheitliche Kleidung stärkt den Zusammenhalt der Teilnehmer eines Unternehmens. Hinzu kommt, dass sich die Mitarbeiter durch ihre Kleidung identifizieren können und sich so leichter in der Menge wiedererkennen. Laufshirts sind optisch ansprechend und gleichzeitig überaus funktional. Sie eignen sich bei den unterschiedlichsten Wetterlagen und unterstützen den Erfolg des Firmenlaufs. Darüber hinaus sind Teamshirts das ultimative Andenken an einen Firmenlauf. Sie werden noch lange in der Freizeit getragen und zum Joggen oder bei anderen Aktivitäten verwendet. In unserem Shop kannst Du die perfekte Kleidung für dieses Event zusammenstellen und mit Hilfe weniger Mausklicks individualisieren.

Wichtig: Beachten Sie, dass für den Firmenlauf eine Startnummer auf der Brust getragen wird. Berechnen Sie den Platz für die Startnummer bei der Gestaltung Ihrer Teamshirts ein, um die gewünschte Optik zu erzielen.

Langärmelige und kurzärmelige Laufshirts, Shorts, Caps, Trinkflaschen und vielen mehr. Erstelle eine Liste mit den wichtigsten Produkten, die Du für den Firmenlauf personalisieren lassen möchtest. Innerhalb weniger Minuten kannst Du im Konfigurator die passenden Motive für den Aufdruck der Sportbekleidung auswählen. Selbstverständlich lassen sich auch eigene Dateien hochladen und verwenden. Das Logo des Unternehmens ist zum Beispiel ein sehr beliebter Aufdruck für Firmenläufe. Wenn Du Hilfe bei der Gestaltung benötigst, dann kannst Du dich jederzeit an uns wenden. Wir freuen uns darauf, dir behilflich zu sein und deine Fragen persönlich zu beantworten.

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Die Anmeldungen für den Firmenlauf vornehmen

Der Anmeldungsprozess ist vom Veranstalter des Events abhängig. Je nach Veranstalter werden Sie deshalb einige Anpassungen vornehmen müssen. Grundsätzlich kann der Prozess der Anmeldung jedoch wie folgt beschrieben werden:

Zunächst einmal registrierst Du deine Firma. Anschließend erhältst Du eine E-Maill, welche Du bestätigen musst. Nun kannst Du dich auf der Plattform des Veranstalters einloggen und das Unternehmensprofil einsehen. Im Anschluss daran können Mitarbeiter, die ihre Teilnahme bereits bestätigt haben, angemeldet werden. Hierzu befolgst Du einfach die konkreten Anweisungen, die dir auf der Plattform im Internet angezeigt werden. Versuche, so viele Mitarbeiter wie möglich für die Teilnahme am Event zu gewinnen. Bis zum Anmeldeschluss kannst Du jederzeit auf die Plattform des Veranstalters gehen, dich in den Firmenaccount einloggen und neue Anmeldungen vornehmen.

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Beachten Sie, dass einige Veranstalter für jede Anmeldung oder Buchung einer Zusatzleistung eine Rechnung ausstellen. Wünschen Sie eine Rechnung, auf der alle Anmeldungen gesammelt auftreten, empfehlen wir eine Sammelanmeldung. Notiere dir hierfür auf einem Blatt oder in einer Tabelle auf dem Computer, welche Mitarbeiter ihre Teilnahme am Firmenlauf bereits bestätigt haben. Am Tag vor dem offiziellen Anmeldeschluss meldest Du alle Teilnehmer in einem Rutsch an. Auf diese Weise kannst Du verhindern, dass dir mehrere Rechnungen ausgestellt werden.

An- und Abreise für den Firmenlauf organisieren

Grundsätzlich können die Mitarbeiter sich selbst um den Transport am Tag der Veranstaltung kümmern. Da es sich um ein Unternehmensevent handelt, bei dem gleichzeitig auch der Zusammenhalt zwischen Teamkollegen gestärkt werden soll, empfehlen wir jedoch die zentrale Organisation der An- bzw. Abfahrt.

Wir möchten dir gleich mehrere Alternativen aufzeigen, die sich bei der Planung des Transports am Tag des Firmenlaufs als praktisch erweisen. Zunächst einmal musst Du dich mit der Frage beschäftigen, wie der Standort des Firmenlaufs erreicht werden kann. Private Fahrzeuge kommen ebenso in Betracht wie öffentliche Verkehrsmittel. Es gibt verschiedensten Möglichkeiten:

  • Anfahrt mit dem eigenen PKW: Setze dich dafür ein, dass Fahrgemeinschaften gebildet werden, um die Umwelt zu schonen.
  • Einen Reisebus mieten: Je nach Größe und Budget des Unternehmens macht diese Variante sehr viel Sinn. Zunächst einmal müssen sich die Teilnehmer nicht selbst um die An- und Abfahrt kümmern. Sie können sich stattdessen auf der Fahrt mit ihren Kollegen unterhalten und sich mental optimal auf den Firmenlauf vorbereiten. Hinzu kommt, dass die gesammelte Anreise für einen schönen Start in den gemeinsamen Tag sorgt.
  • Öffentliche Verkehrsmittel: Die meisten Firmenläufe beginnen und enden an einem Ort, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist. Wenn der Standort von Bahn und Bussen angefahren wird, lassen sich mehr Arbeitnehmer für eine Teilnahme an dem Firmenlauf begeistern. Schließlich erfolgt der Transport entspannt und flexibel.

Die zeitgleiche Abreise aller Mitarbeiter eines Unternehmens ist auf den ersten Blick eine Herausforderung. Es wäre jedoch wundervoll, im Anschluss an den Firmenlauf einen gemeinsamen Abschluss zu finden. Hierfür kannst Du beispielsweise eine Reservierung in einem nahegelegenen Restaurant, Biergarten oder Café machen. Vergiss nicht, dass die Teilnehmer des Firmenlaufs verschwitzt sind und deshalb einen Ort im Freien, an dem es frische Getränke und stärkende Speisen gibt, vorziehen.

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Startunterlagen für den Firmenlauf anfordern und abholen

Die Startunterlagen umfassen unter anderem die Startnummern für die Mitarbeiter, die am Firmenlauf teilnehmen werden. Der genaue Zeitpunkt für die Abholung der Unterlagen wird vom Veranstalter bekanntgegeben. Aus diesem Grund lohnt es sich, den Newsletter zu abonnieren, um über jeden wichtigen Schritt während der Vorbereitung auf den Firmenlauf informiert zu werden. Die meisten Veranstalter haben ein Büro in der Nähe des Event-Standortes. Ist dies nicht der Fall, so erfolgt die Ausgabe der Unterlagen häufig über die Büros von Partnern.

Die Startnummer der Teilnehmer ist für den Firmenlauf überaus wichtig, denn sie muss gut sichtbar auf der Brust angebracht werden. Aus organisatorischen Gründen werden die Unterlagen in gesammelter Form an den Team-Captain eines Unternehmens ausgehändigt. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass jeder einzelne Teilnehmer die Startunterlagen abholen muss.

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Fazit

Ein Firmenlauf ist ein Event, das bei allen Teilnehmern auf große Begeisterung stößt. Die Herausforderung besteht in der angemessenen Planung. Werden die einzelnen Schritte bis ins kleinste Detail organisiert, gestaltet sich der Planungsprozess oft zu umfangreich. Es passiert jedoch häufig, dass wichtige Teile der Planung vernachlässigt werden. Dies hat negative Auswirkungen auf den Firmenlauf. Beispielsweise kommt es zu Verspätungen bei der Anmeldung, weil die vorgegebenen Fristen nicht eingehalten werden. Denkbar sind außerdem organisatorische Probleme am Tag der Veranstaltung. Einige Teilnehmer können den Standort des Firmenlaufs nicht finden und erscheinen mit Verzögerungen. Andere haben kein Teamshirt erhalten und fallen deshalb optisch aus der Einheit des Teams.

Wenn Du dich aktiv mit der Organisation des Firmenlaufs beschäftigst, dann solltest Du die einzelnen Schritte, die wir in diesem Beitrag aufgeführt haben, unbedingt in deine Planungen einbeziehen. Unsere Checkliste wird sich als treuer Begleiter erweisen und dich sicher durch den Organisationsprozess leiten.

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